Archiv pro štítek: Google Disk

Hledáte aktuální telefonní kontakt na obchodního partnera? Nemůžete najít mail od vašeho zákazníka? Více než kdy jindy v dnešní informační době platí, že správná informace ve správný čas může být k nezaplacení.

11847399_xl

Podle studie společnosti Digital Universe objem dat roste rychleji, než udává Moorův zákon. Ten říká, že se každých 18 měsíců zdvojnásobí. Podle této studie, budou společnosti v příštím desetiletí spravovat 50x vyšší objem dat a počet souborů vzroste 75x. A ještě jedna předpověď, která s tou první nesouvisí jen zdánlivě. Podle analytické společnosti Gartner do roku 2017 téměř 40 % celosvětových společností bude využívat kancelářské aplikace v cloudu díky například Google Apps či Office 365, což výrazně změní spolupráci ve společnostech.

Cloud + mobilita = šetříme čas a peníze
Pro většinu z nás se práce s vyhledávačem, ať už Google či třeba českým Seznamem, stala běžnou součástí každodenního života. A nástup mobilních zařízení to posunul ještě dál – nejsme vázáni na žádné místo. Zapneme mobil a jsme ve spojení podle potřeby. Ne všechno se dá ale napsat do emailu. Potřebujeme se s kolegou poradit nad dokumentem, či odprezentovat zákazníkovi nabídku a není časově možné cestovat? Integrace Gmailu s nástrojem Hangouts a chatem umožňuje v reálném čase zdarma diskutovat nad mailem či dokumentem s kolegou, partnerem, zákazníkem.

Nepotřebujeme tak pořizovat žádné další služby pro internetové hovory a zároveň výrazně šetříme náklady za telefonní poplatky, cestování a hlavně váš čas. Například služba Setkání (Hangouts) jako součást Google Apps nebo Lync součást Office 365 nám umožní živou videokonferenci až s 10 kolegy najednou. Můžeme tak v klidu z domova nebo své kanceláře řešit schůzky s tím, že všechny chaty je možné mít dostupné i zpětně.

Víc hlav víc ví
Asi každý z nás zažil, že nemohl najít dokument od kolegy. Poslal mi ho emailem? Uložil jsem si ho? Kam? Která je poslední verze? Dříve bylo v menších společnostech zvykem mít vlastní archivy na svém počítači. Uvedené dokumenty ale pak už člověk neměl k dispozici, když je potřeboval využít i jinde, nebyla možnost jakéhokoliv sdílení, verzování, archivace a podobně.

Dnes je tu elektronický archiv. Google disk nebo Skydrive nám navíc nahradí onoho archiváře. Díky výkonnému vyhledávání podle klíčových slov a filtrů rychle najdeme to, co potřebujeme. Dokonce i v obrázcích nebo textu naskenovaných dokumentů.

Nejde ale jen o to uchovat dokumenty. Potřebujete společně online pracovat na jednom dokumentu? Není problém. Jakékoliv soubory nebo celé složky můžete sdílet s jednotlivými uživateli, s celým týmem nebo dokonce se zákazníky, dodavateli a partnery. Chcete-li přidat své názory a získat zpětnou vazbu, můžete soubory komentovat a odpovídat na komentáře, vše se přenáší v reálném čase.

Na dvou místech najednou
Neméně praktický je i sdílený kalendář. Nejenom, že vidíte dostupnost kolegů, ale můžete si zde nastavit i osobní pravidelné události, které ostatní vidí jako obsazený čas. Rovnou z kalendáře můžete svolávat porady, sledovat kdo potvrdil, kdo odmítl. Díky dostupnosti přes mobilní zařízení se vám nemůže stát, že zapomenete adresu, kam jedete. Stačí ji vložit při plánování schůzky a Google Maps vás tam přesně dovedou. Pořádáte akci pro zákazníky, či partnery? Přímo z kalendáře vložíte pozvánku na vaše webové stránky.

A podobně užitečné dokážou být cloudové služby i třeba při řízení firmy. Ale o tom až příště.

(videoukázka)

Martin Kunz, Ness Technologies

Chcete se dozvědět více o řešení, které zvýší produktivitu ve vaší firmě? Potřebujete snížit náklady na firemní informační technologie a jejich údržbu nebo integrovat Google Apps do vaší infrastruktury? Využijte chytré aplikace jako službu Google Apps nebo Office 365 s podporou Ness Technologies!

30.07.2013

FacebookTwitterGoogle+Sdílet

Disk Google je cloudová aplikace, která nabízí prostor pro ukládání souborů. Ty jsou tak neustále k dispozici nejen samotnému uživateli, ale lze je jednoduše podle potřeby sdílet s kolegy, partnery či zákazníky.25158365_xl

Zároveň jsou součástí Disku Google i Dokumenty Google, do kterých je možné importovat obsah z běžných textových, tabulkových a prezentačních souborů a dále s nimi pracovat. Každý uživatel má k dispozici 5 GB volného prostoru pro své soubory, přitom se do této kvóty nezapočítávají Dokumenty Google. V případě potřeby lze volný prostor rozšířit až na neuvěřitelných 16 000 GB pro jednoho uživatele.

Kromě prostoru pro firemní data však tato aplikace nabízí i celou řadu dalších praktických nástrojů. Funkce optického rozeznávání znaků umožňuje do Dokumentů Google importovat upravitelný text ze souborů PDF nebo z obrázků. Stejně tak je možné v případě potřeby dokument stáhnout v  některém z běžně využívaných formátů textových či tabulkových editorů, nebo jej exportovat do PDF na pevný disk. V rámci aplikace jsou k dispozici i výkonné nástroje pro analýzu dat, jakými jsou kontingenční tabulky, filtry a další.

Tak jako u každého souborového úložiště můžete v Disku Google organizovat soubory do složek. Na rozdíl od běžného souborového systému ale Disk Google umožňuje zařazení souboru do libovolného množství složek.  Toto řešení umožňuje vytvořit komplexnější strukturu dokumentů.

Uložené soubory nebo dokumenty může upravovat i několik uživatelů najednou, což velmi usnadní práci v případě blížícího se termínu dokončení. Díky historií verzí máte vy i každý další uživatel přehled o změnách, které v dokumentu provedli vaši spolupracovníci, a tím pádem i možnost vrátit se k jeho předchozí verzi. Dalším nástrojem k usnadnění práce je výkonné vyhledávání, jež umožňuje procházet uživatelem vytvořené dokumenty i soubory, které s ním sdílejí další uživatelé. Vyhledávat lze podle filtrů a klíčových slov, a to dokonce i v naskenovaných dokumentech či obrázcích.

Disk Google nativně podporuje více než třicet formátů souborů. V praxi to znamená možnost okamžitého otevření dokumentu v prohlížeči, bez potřeby licence daného produktu. Jako u všech Google Apps, i v případě aplikace Disk Google je samozřejmostí důraz na bezpečnost uložených souborů a dokumentů. Každý uživatel si může například přesně nastavit možnosti sdílení, díky kterým budou moci jeho práci vidět a upravovat jen vybrané osoby.

Chcete se dozvědět více o řešení, které zvýší produktivitu ve vaší firmě? Potřebujete snížit náklady na firemní informační technologie a jejich údržbu? Využijte služby Google Apps s podporou Ness Technologies!

Autor Jakub Truschka

 26.03.2013