Archiv pro štítek: Google Apps

Ať už pracujete s velkým množstvím dat nebo máte na starost váš rodinný rozpočet, určitě nechcete ztrácet čas čekáním při nahrávání souborů nebo opakovanými úpravami, které se vám v dokumentu neuložily kvůli výpadku internetového připojení. S novou verzí Google Tabulek se nejen vyhnete uvedeným problémům, ale můžete získat mnohem více. Tabulky jsou rychlejší, podporují větší velikosti, mají mnoho nových funkcí a fungují i offline.

Větší a rychlejší tabulky
Nové Google Tabulky podporují miliony buněk a odstraňují zastaralé a složité limitace. Rolování, nahrávání a výpočty jsou nyní pohotovější a to i ve složitějších tabulkách a funkcích.

Nové funkce
Novou jedinečnou funkcí Tabulek Google jsou nové filtry, které vám umožní pojmenovávat, ukládat a sdílet různé náhledy na vaše data. To se hodí třeba při spolupráci na dokumentu, protože práce v tabulkách může být rozdělena a probíhat bez vlivu na to, jak tabulku uvidí ostatní uživatelé.

1

Ať už jste začátečník či profík na vzorce a funkce tabulek, provádění a nastavení výpočtů je nyní jednodušší. Nová nápověda a příklady vás provázejí při práci a chyby jsou barevně vyznačeny, takže se dají lehce najít a opravit.

2

Další novinkou, která šetří váš čas, je automatické převádění textu do prázdných sousedních buněk – není tedy potřeba je manuálně slučovat.

3
Ve vylepšeném podmíněném formátování můžete přidávat nová pravidla pro změny barev a stylů buněk na základě vlastních vzorců.

Nemáte připojení k internetu? Pracujte offline s prohlížečem Chrome.
Když chcete pracovat, neměli byste se zatěžovat otázkou, zda máte Wi-Fi připojení. Proto nyní můžete, stejně jako v Google Dokumentech a Prezentacích, upravovat i Tabulky offline. Když se pak připojíte k internetu, vaše úpravy se automaticky synchronizují. Pokud už máte zkušenosti s editací Dokumentů či Prezentací offline, jste připraveni pracovat offline i s Tabulkami. Je to stejně jednoduché. Pokud ne, můžete se řídit návodem pro nastavení offline režimu v prohlížeči Chrome…

Připraveni vyzkoušet?
Zapněte si nové Tabulky zaškrtnutím políčka „Vyzkoušejte nové Tabulky Google“ v Nastavení Google Disku. Od té doby budou všechny vytvořené tabulky fungovat i offline a zahrnovat šikovné nové funkce.

FacebookTwitterGoogle+Sdílet

Spamové emaily, phishingové podvody, počítačové viry a červi, ztráta dat z důvodu selhání hardwaru a přírodních katastrof… Pro mnohé organizace jsou rizika spojená s bezpečností informací těžko řešitelná. A bohužel existuje stále mnoho společností, kterým z hlediska bezpečnosti problémy stále bobtnají.

22344463_l

Věděli jste, že vám například cloudové platformy jako Office 365 nebo Google Apps můžou pomoct vyřešit tyto problémy – minimalizovat bezpečnostních rizik a zároveň snížit náklady na IT? Bez ohledu na to, jak velká je vaše firma, nabízejí zabezpečení na úrovni enterprise-grade, které vzniklo po letech zdokonalování technologických postupů.

Co si představujeme pod termínem „zabezpečení“? Tento pojem totiž mnoho společností užívá, v souvislosti s technologiemi, ve velmi obecném slova smyslu. Společnosti jako Google a Microsoft přistupují k ochraně dat komplexně – berou v potaz jak fyzickou, tak logickou vrstvu. Co se týče fyzické vrstvy, investoval například Microsoft několik miliard dolarů do nejmodernějších datových center. Tato zařízení jsou od základů vybudována k ochraně služeb a dat před poškozením, ať z důvodu přírodní katastrofy či neoprávněného přístupu. Jsou využity nejlepší postupy v zabezpečení, včetně nejmodernějšího hardwaru, zabezpečeného přístupu 24 hodin denně, záložních zdrojů energie, a dalších funkcí. Která firma v ČR může říct, že svá data chrání do takové míry?

Co se týče logické vrstvy, poskytují zabezpečené technické postupy pro služby a software. Office 365 například umožňuje zabezpečený přístup napříč všemi platformami a zařízeními, stejně jako prémiové anti-spamové a antivirové technologie, které jsou automaticky aktualizovány a chrání před nejnovějšími hrozbami. Funkce zabezpečení spojené s Office 365 jsou obsaženy automaticky, což osvobozuje organizace od nákladného zavádění a spravování antiviru, anti-spamu, zálohování a řešení případné obnovy dat, což jsou nemalé náklady, na které mnoho firem zapomíná, když vyhodnocuje přínosy cloudových služeb. Nelze porovnávat pouze náklady za licence, ale je potřeba připočítat i všechny bezpečnostní náklady, náklady práce, zdržení práce z důvodu odstávky serverů a podobně.

Mnoho organizací zjistilo, že cloudové platformy mohou poskytnout vyšší standard zabezpečení za nižší náklady, než za jaké je možno provozovat servery ve firemních prostorách. Jako příklad můžeme uvést All Saints’ Ilesworth, rodinně orientovaný kostel v západním Londýně v Anglii. Kostel testoval Office 365 jako způsob zlepšení komunikace s kongregací a lepší spolupráci se svými zaměstnanci a dobrovolníky. Během testování církevní představitelé zjistili, že mohou svá data lépe chránit v cloudu s Office 365, než doposud: „Rozhodně se dostaneme do lepší pozice, protože naše dokumenty budou zabezpečeny v cloudu, což je lepší, než aby byly uloženy v počítači, který může být ztracen či ukraden,“ říká Mo Johnson, správce farnosti. „Jsme klidnější, když víme, že jsou naše osobní a finanční data lépe chráněna.“

Podobně i D & L Representative Payee Services, nezisková organizace zaměřená na sociální služby z Los Angeles věří, že jsou jejich data nyní s Office 365 v cloudu přístupnější a bezpečnější. „Nemusíme ovládat IT management nebo zmatkovat kvůli kombinování různých hostovaných služeb dohromady. Máme všechno v jediném spolehlivém balíku,“ říká Paul Lovette, viceprezident a výkonný ředitel neziskovky. „A pokud počítač selže, naše data jsou stále přístupná v cloudu a chráněná Microsoftem. To je pro nás důležité zejména proto, že pracujeme s citlivými, důvěrnými dokumenty.“ Mnoho takových příkladů samozřejmě najdeme i v České republice.

Nejen, že se přesunutím svého pracovního zatížení do cloudu mnoho společností cítí lépe chráněna, ale snížili se také jejich náklady na IT. Například Big Red Book, Dublin, irský dodavatel účetnického softwaru, odhaduje po implementaci Office 365 úspory 360 dolarů na každého zaměstnance v prvním roce – to je celkem 6.400 dolarů. Tyto úspory vznikly díky tomu, že nebylo nutné pořizovat samostatný server pro Exchange Server ve firemních prostorách pro zkrácení emailových prostojů; žádné licenční a instalační náklady při řešení spamu; eliminace řešení zálohování pošty i nákupu zabezpečených mailových certifikátů.

Martin Kunz, Ness Technologies

Chcete se dozvědět více o řešení a zeptat se na případné dotazy týkající se Office 365 nebo Google Apps, které zvýší produktivitu ve vaší společnosti? Potřebujete snížit náklady na informační technologie? Navštivte například zdarma webinář na Google Apps Jak využít Google Apps naplno a zeptejte se.

05.12.2013

Až donedávna byl mezi kancelářskými balíky přesně daný rozdíl. Pokud jste chtěli balík formou desktopu, vybrali jste si Microsoft Office. Pokud online, byl na výběr buď Google Apps nebo Zoho Docs. Ale co si má firma vybrat dnes?12369624_L

Pro lepší porovnání je postavíme proti sobě, ať je výběr snadnější. Pojďme se proletět v oblacích.

1. Uživatelské rozhraní

Při výběru kancelářského balíku vás zajímá především co nejširší nabídka aplikací s dostatečným množstvím funkcí, vhodných pro vaši potřebu. To však nezmiňujeme počáteční bitvu, kterou svádí každý nový uživatel při seznamování s novým programem či službou. V tomto ohledu bude asi práce v Office 365 přirozenější pro uživatele Office 2013 a 2010 – webové avatary blízce připomínají desktopové verze, včetně zařazení kontroverzního ovládacího prvku Ribbon (pás karet). Fonty, šablony a styly formátování, které jsou v desktopové verzi, najdete i zde. Na rozdíl od Office 365 je vzhled a celkový dojem z Google Apps jednoduchý a zastaralý. Ačkoliv může být sada funkcí v některých ohledech víceméně stejná, v Office 365 je jednodušší danou funkci najít.

2. Požadavky na systém

U Google Apps je váš webový prohlížeč i desktopem, a používáte ho při všech činnostech: email, vytváření dokumentů a spolupráce. Není nutné instalovat žádný další software a můžete prakticky pracovat z jakéhokoliv zařízení s internetovým připojením. Office 365 na druhou stranu vyžaduje instalaci softwarových plug-inů a .NET framework. A pokud chcete využívat offline funkce Office 365, bude samozřejmě také potřeba nainstalovat do desktopu/laptopu Microsoft Office. Je pravda, že Office 365 má už zabudovanou větší škálovatelnost, což přivítají rychle rostoucí firmy, ale v porovnání s požadavky na Google Apps – podporovaný webový prohlížeč – je setup Office 365 trochu složitější.

 

3. Tvorba dokumentů

V Office 365 jsou patrné bohaté zkušenosti Microsoftu s vytvářením kancelářských balíků. Pokročilé formátování dokumentů je zachováno lépe než v Google Apps, a to při přesunu offline dokumentu mezi desktopem a cloudem tam i zpět. Co se týká tabulek, vše co dosud známe (včetně Zoho) bledne při porovnání se schopnostmi a pokročilými funkcemi, které jsou u desktopového balíku pro odbornou práci v Excelu každodenně potřebné. Nicméně, zde bychom museli uznat, že Office 365 má náskok. Pokud používáte ve společnosti velké množství pokročilejších funkcí v Excelu, pak vám Google Apps určitě nebude dostačovat, pokud se změnou kancelářského balíku nebudete investovat i do jiného BI nástroje, než je Excel.

A pro opravdu kvalitní prezentace je PowerPoint v Office 365 opravdu lepší volbou – Google Prezentace jsou funkční, ale chybí jim širší výběr šablon a motivů, které obsahuje sada Office 365.

4. Spolupráce

Spolupráce na dokumentech, neboli schopnost různých členů týmu současně pracovat na určitém dokumentu, je důležitým atributem kancelářského balíku. V balíku Office 365 je to vyřešeno pomocí SharePointu. Na základě našich zkušeností to může fungovat oběma způsoby – i když vám Sharepoint dává výhodu prohlížení historie, kontroly dokumentů či integraci s Microsoft Office v desktopu, řízení všech těchto funkcí se tím stává složitější, zejména pro opravdu malé firmy. Nabídka Google Dokumentů je podobná, ale navíc umožní jednodušeji více lidem on-line pracovat na jednom dokumentu. Zároveň ukáže, kdo zrovna dokument prohlíží nebo upravoval jako poslední, a to vše bez nutnosti vstupu do jiné platformy. Office 365 posledními updaty ale Google Apps dohání.

5. Cena

Office 365 nabízí nepřeberné možnosti při výběru ceny. V základním balíku za čtyři eura měsíčně dostane každý uživatel 25 GB pro ukládání dat na SkyDrive a 50 GB v emailové schránce. Google Apps for Business nabízí dva cenové plány: flexibilní za čtyři eura na uživatele měsíčně nebo platbu předem 40 eur na rok za uživatele. S oběma získáte 30 GB úložného prostoru a 30 GB v emailové schránce.

6. Chat a komunikace

Nástroje Office 365, jako je Lync, integrují s dalšími produkty Microsoft Office a Office 365. To znamená, že uvidíte, pokud je někdo k dispozici pro chat nebo hovor, nebo kdo upravuje váš dokument či prohlíží stejné soubory jako vy. Google nabízí téměř stejné funkce přes integraci s Google Talk, ale aplikace Microsoftu nabízejí větší profesionalitu a snadnou integraci.

7. Podpora

Pokud se podíváme na zákaznickou podporu, tak zjistíme, že v tomto oba systémy značně pokulhávají. Microsoft i Google poskytují systémy jako produkt a svým způsobem si s nimi pak už dělejte, co chcete. Google nabízí pouze podporu v angličtině a je obtížné se dovolat s případnými dotazy. Microsoft také primárně nabízí podporu v angličtině. Doporučujeme určitě využít služeb některého z implementátorů, kteří dokážou řešit případné problémy za vás a hezky česky.

Verdikt

Office 365 i Google Apps/Docs čeká ještě dlouhá cesta, než se shodnou ve většině funkcí s desktopovým balíkem Office. Pro běžného uživatele jsou dostačující oba – i když můžeme říct, že Office 365 nabízí v určitém ohledu více profesionality a podobnosti s balíkem Office, Google Apps zase nabízí dostupnost a snadný přístup.

Zde jsme vypíchli pouze základní výhody obou balíků, ale pokud vás zaujaly, bude nejlepší si oba vyzkoušet a pak se rozhodnout, který je ten pravý pro vás. Můžete využít i různé webináře a podobně. Zároveň doporučujeme využít systémového integrátora, který vám pomůže se základním nastavením obou služeb. Také vám pomůže využít oba balíky naplno při integraci s vaší infrastrukturou, případně i placení v českých korunách. A vím, že například mí kolegové v Nessu také po dohodě se zákazníkem doporučí platformu, která je pro něj a jeho záměry nejvýhodnější.

Martin Kunz, Ness Technologies

26.11.2013

Hlavním důvodem, proč státní organizace využívají pro svou práci službu Office 365, je její postavení v oblasti ochrany soukromí, zabezpečení a dodržování postupů.14332379_xl

Státní správa se snaží být transparentnější a vycházet vstříc občanům. Proto je důležité, aby jim umožnila snadný přístup k veřejným informacím. Na druhou stranu je však stejně důležité chránit důvěrné informace. Hlavním důvodem, proč státní organizace využívají pro svou práci službu Office 365, je její postavení v oblasti ochrany soukromí, zabezpečení a dodržování postupů.

Tady jsou čtyři důvody, proč Office 365 důvěřuje státní správa:

  1. Respektuje soukromí. Office 365 nesestavuje reklamní produkty z dat uživatelů, na rozdíl od některých ostatních společností. Ani neprohlíží vaše emaily a dokumenty z důvodu analýzy, zjišťování údajů, reklamy nebo zlepšování služeb. Navíc státní správa je majitelem svých dat. Údaje uživatele Office 365 patří jen uživateli a ten je zároveň může kdykoliv odstranit.
  2. Služba Office 365 je nezávisle ověřena. Office 365 je kompatibilní s mnoha průmyslovými standardy první třídy a ověřena třetími stranami. Je mimo jiné prvním z hlavních poskytovatelů cloudových služeb pro obchodní výkonnost, který zavedl důkladné fyzické, logické, procesní a řídicí kontroly podle normy ISO 27001, která je celosvětově jedním z nejlepších standardů zabezpečení. Office 365 je navíc největším poskytovatelem cloudových služeb pro obchodní výkonnost, který podepsal standardní smluvní doložky vytvořené Evropskou Unií („EU Model Clauses“) se všemi zákazníky. Office 365 také implementuje bezpečnostní procesy, které se řídí zákonem Federal Information Security Management Act (FISMA) vyžadovaným federálními agenturami Spojených Států a zákonem Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA).
  3. S Office 365 víte, kde jsou vaše data umístěna. Zákazníci Office 365 vědí, kde se nachází většina datových center Office 365, kdo má k datům přístup a za jakých okolností jsou tato data přístupná. Navíc se můžou sami rozhodnout, jestli chtějí dostávat informace o změnách v umístění datových center, stejně jako informace o bezpečnosti, soukromí a auditu.
  4. Microsoft je nepřekonatelný v bezpečnostních funkcích.Bezpečnostní postupy a politiky Microsoftu byly vyvinuty na základě patnáctileté zkušenosti s poskytováním bezpečnostních technologií pro online data. Microsoft Secure Development Lifecycle zajišťuje, že funkce zabezpečení a soukromí jsou zahrnuty do designu všech produktů od vývoje softwaru po provozní služby. Navíc jsou data zabezpečena na pěti různých úrovních – datové, aplikační, hostitelské, fyzické a síťové. Microsoft také aktivně monitoruje služby Office 365 kvůli identifikování hrozeb a předvídání nebezpečného chování.

Mezi státními organizacemi, které využívají výhod Office 365 v oblasti zabezpečení a soukromí, je také okres Santa Clara v USA. Okres má mnoho zaměstnanců pracujících na dálku, což vytváří potřebu sdílet důvěrné informace elektronicky, v souladu s předpisy o ochraně soukromí a dalších citlivých informací. Podobně si také stát Minnesota vybral Office 365, zejména kvůli jeho velmi silně zabezpečené architektuře.

Mezi českými městy, která již Office 365 využívají, je například MěÚ Milevsko, který patří mezi obecní úřady s rozšířenou působností. V jeho správním obvodu je celkem 26 obcí a zaměstnává téměř 100 lidí. Nárokům, které se na zaměstnance kladou, musí odpovídat poštovní systém, který funguje spolehlivě, přináší benefity, je vždy dostupný a maximálně zabezpečený. Nabídnuté řešení umožnilo rychlejší rozvoj poskytovaných veřejných služeb a  zaměstnancům výrazně usnadnilo komunikaci a plnění úkolů.

Okres Santa Clara a stát Minnesota se přidaly k ostatním vládním organizacím v USA, které zavádějí sadu Office 365: Federální Letecký Systém (the Federal Aviation System), Správa veteránů Spojených států (the U.S. Veterans Administration), Ministerstvo zemědělství Spojených států (the U.S. Deparment of Agriculture), Agentura Ministerstva Obrany pro Informační systémy (the Defense Information Systems Agency), Agentura pro Ochranu Prostředí (Environmental Protection Agency), státy Californie a New York, a města New York, San Francisco a Chicago.

Zdá se tedy, že Office 365 je cloudová služba, které vládní organizace v USA opravdu důvěřují. Mohlo by to být dobrou nápovědou i pro české úřady…

Martin Kunz, Ness Technologies

Chcete se dozvědět více o řešení, které zvýší produktivitu ve státní správě? Potřebujete snížit náklady na informační technologie a jejich údržbu nebo integrovat Office 365 do vaší infrastruktury? Využijte chytré aplikace jako službu Office 365 s podporou Ness Technologies!

08.10.2013

O užitečnosti služeb v cloudu a možnostech pracovat odkudkoliv a z jakéhokoliv zařízení už není třeba hovořit. Jak ale vypadá takový přechod na cloudové služby a jaké jsou nejčastější důvody pro tuto změnu?

14683984_xl

Společným jmenovatelem jsou úspory: nákladů na SW licence a infrastrukturu, za energie, za administraci (upgrade SW, údržba serverů, záplaty)… ale také třeba úspora cestovních nákladů (vzdálená spolupráce). Úspory doprovází také zvýšení produktivity zaměstnanců, vyřešení problémů s antispamovou ochranou či možnost pracovat z domova či na cestách a na vlastním zařízení. Argumentů pro rozhodnutí je tedy dostatek. Přesto je dobré vědět víc…

Začněte s rozmyslem
Spolu s  myšlenkou přechodu do cloudu by si měly společnosti odsouhlasit postup přechodu s dodavatelem, který sladí zavedení cloudu s jejich strategickými firemními cíli a jasně definuje jejich současné a budoucí IT schopnosti. Velmi důležitým bodem při rozhodování o dodavateli cloudových služeb je zjištění informací o garantované dostupnosti jeho služeb, aby se nám nestalo, že bude celá firma několik hodin bez přístupu k firemním datům. Například společnost Google garantuje dostupnost služeb Google Apps – 99,9 %.
Přechod do cloudu je u většiny firem postupný.

Pošta, kalendář, úkoly…
Nejpoužívanější službou, která vede společnosti k přechodu do cloudu je e-mail. 75 % malých a středních firem má dnes už poštu v cloudu. Důvody jsou jasné.

  • Pomocí webového prohlížeče mají přístup ke své poště, kalendáři, úkolům – kdykoliv, kdekoliv a pomocí jakéhokoliv zařízení
  • Jednoduché nastavení a synchronizace pro téměř všechny platformy mobilních zařízení – aktuální data máte na všech požadovaných zařízeních
  • Jednoduché sdílení firemních kalendářů – už na schůzce se zákazníkem můžete naplánovat příští schůzku s ním a dalšími potřebnými lidmi z firmy podle jejich časových možností

Vyberte správného partnera
Pro migraci dat je vhodné si vybrat firmu, která je certifikovaným partnerem společnosti, od které se rozhodnete využívat cloudové služby. Např. certifikovaný partner nejpoužívanějších cloudových služeb Google a Microsoft. Měl by vám nabídnout komplexní integrované řešení postavené nad těmito službami, které bude řešit vše, co potřebujete – workflow, CRM, ERP, atd. služby a aplikace.

Po celé ČR by měl mít síť servisních partnerů, kteří vám s bezproblémovou migrací dat pomohou. Partner s vámi udělá detailní návrh analýzy současného stavu a představí vám návrh řešení migrace dat. Je pouze na vás, která data budete chtít migrovat a která ne. Nemá smysl migrovat data, které už léta nepoužíváte a nebudete je ani v budoucnu potřebovat. Máte tak ideální příležitost ke generálnímu úklidu ve svých datech, stejně tak, jako ho děláte několikrát do roka doma :)

Po úspěšné migraci dat můžete začít používat cloudové služby, které se obejdou bez aktivní podpory IT oddělení. Jednou z výhod cloudu je, že jednotlivé služby může spravovat i laik, bez technických znalostí IT.

(videoukázka)

Martin Kunz, Ness Technologies

Chcete se dozvědět více o řešení, které zvýší produktivitu ve vaší firmě? Potřebujete snížit náklady na firemní informační technologie a jejich údržbu nebo integrovat Google Apps do vaší infrastruktury? Využijte chytré aplikace jako službu Google Apps nebo Office 365 s podporou Ness Technologies!

14.08.2013

Od 8. dubna 2014 nebude Microsoft vydávat bezpečnostní aktualizace pro systém Windows XP a sadu Office 2003.

V případě, že v těchto produktech dojde k objevení bezpečnostní chyby, potenciální útočníci ji budou moci zneužít. Především firmy se tak vystavují značným rizikům, jako je neoprávněný přístup k datům, krádež důvěrných informací nebo počítačová špionáž. Jak tuto situaci řešit?

Microsoft nedávno uvedl na trh nejnovější verzi svého balíku kancelářských aplikací Office 2013 a její cloudovou variantu Office 365 pro firemní sféru. Právě služba Office 365 může být cestou jak bez investice a za velmi příznivou cenu modernizovat software ve firmě.

Office 365

Že je to cesta volená mnoha společnostmi od malých až po velké, jako například RWE nebo Burza cenných papírů, potvrzuje průzkum společnosti Ipsos MORI,  z konce 1. čtvrtletí letošního roku ve 23 evropských zemích. Ukázal totiž, že 75 % českých malých a středních firem už využívá cloudové služby – typicky hlavně pracovní nástroje. To je o celých 30 % nad průměrem západoevropských zemí a o 19 % víc, než v sousedním Slovensku. Vyšší adopci cloudu mezi malými a středními firmami vykázala v Evropě už jen Ukrajina s 85 %. České malé a střední firmy přitom využívají v cloudu hlavně e-mail.

Výhodným poměrem cena/výkon je zajímavý například balíček služeb Office 365 Midsize Business, který je určen pro středně velké firmy. Služba obsahuje Office 365 ProPlus (nejvyšší sadu aplikací až na 5 zařízení PC/MAC) a dále přináší kompletní možnosti firemní komunikace a spolupráce – e-mail, videokonference v HD, firemní intranet, sdílená uložiště dokumentů a firemní sociální síť. Obsahuje zároveň IT nástroje potřebné k udržení kontroly nad IT ve větších organizacích. Cena ročního předplatného je 147,60 EUR (3 690 Kč) za jednoho uživatele.

Office 365 - prezentace

Firmy tak mohou nejen výhodně přejít na novou verzi Office 2013, ale především získat moderní nástroje pro snadnou komunikaci ve firmě i se svými zákazníky. Zajímavé jsou především zabezpečené videokonference v HD, které lze nově také propojit se službou Skype. Tak se dají ušetřit nemalé peníze tím, že nahradí část vašich služebních cest. Zajímavou novinkou v balíčku Office 365 je zabezpečená vnitrofiremní sociální síť, díky které se dají velmi snadno v rámci firmy sdílet důležité informace nebo třeba zapojit zaměstnance do diskuzí nad novými produkty či zákaznickými kampaněmi.

Služba zároveň splňuje všechny bezpečnostní normy EU i náročnou certifikaci ISO 27001. Také datová centra mají vysoké bezpečnostní standardy a navíc jsou data zákazníků duplikována ve dvou datových centrech (pro ČR nejblíže v Irsku a Holandsku).

Office 365 je rozhodně velmi zajímavou možností, jak v oblasti IT nic nevlastnit a přesto pro svůj business všechno mít.

Martin Dudek, Ness Technologies

Chcete se dozvědět více o řešení, které zvýší produktivitu ve vaší firmě? Potřebujete snížit náklady na firemní informační technologie a jejich údržbu nebo integrovat Office 365 do vaší infrastruktury? Využijte chytré aplikace jako službu Office 365 nebo Google Apps s podporou Ness Technologies!

08.08.2013

 

 

S cloudovými službami Office 365 a Google Apps máte možnost zbavit se vlastních serverů zajišťujících e-mailové služby, ukládání dokumentů zefektivnit plánování času, zlepšit interní komunikaci a týmovou spolupráci.

13974235_xl

Odpadnou vám tak náklady spojené s nákupem serverů, upgradem SW, nákupem antispamového a malware SW, údržbou infrastruktury. S růstem počtu zaměstnanců již nebudete muset řešit rozšíření stávající infrastruktury, jednoduše přidáte dle potřeby nové zaměstnance a máte po starostech. To stejné platí i v případě redukce počtu zaměstnanců ve firmě.

Co mají společného
Odpověď je jednoduchá: e-mail, kalendáře, sdílení informací i dokumentů a zefektivnění týmové spolupráce. U Google Apps je velikost e-mailové schránky – 30 GB/uživatel, u Office 365 má každý uživatel k dispozici 25 GB volného prostoru. Obě služby nabízejí možnost zasílání rychlých zpráv a videochat. Samozřejmostí je možnost využívat kalendář pro jednodušší organizaci času mezi zaměstnanci. Kalendář je možné využít i pro plánování zdrojů (aut, zasedacích místností, projektorů…).

Co se týká úložného prostoru pro soubory a dokumenty, tak u Google Apps má každý uživatel k dispozici 5 GB volného prostoru a u Office 365 pak 7 GB. Tento prostor si samozřejmě v případě potřeby můžete za poplatek rozšiřovat.

Pro efektivní spolupráci v týmu se neobejdete bez možnosti sdílet a upravovat dokumenty. Obě služby umožňují jednoduché sdílení, hromadnou úpravu dokumentů, tabulek a prezentací, což značně zvyšuje efektivitu týmové práce. Už si nemusíte mezi sebou „ping-pongovat“ desítky mailů, abyste se dostali k finální verzi textového dokumentu, tabulky či prezentace. Aktuální verzi dokumentu tak máte k dispozici ve svém notebooku, tabletu nebo mobilním telefonu. Dalším nástrojem pro zefektivnění týmové spolupráce jsou interní/týmové weby, kde můžete shromažďovat veškeré potřebné informace, dokumenty, sdílené týmové kalendáře, plány, úkoly, atd. Díky jednoduchému nastavování přístupových práv mohou být weby přístupné všem zaměstnancům společnosti nebo jen vybranému týmu. Množství týmových webů není u služby Google Apps nijak omezeno. Jednotlivé služby jsou vzájemně propojené, takže když uděláte jakoukoliv změnu ve zdrojovém souboru, automaticky se promítne na váš týmový web.

Porovnání nejpoužívanějších cloudových služeb na českém trhu

Google Apps

+

-

Nezávislost klienta na platformě Nejsou plně kompatibilní s Office dokumenty
Bez starostí s nastavováním a správou místních počítačů Omezená možnost editace offline dokumentů (v současné době je možná editace pouze textových dokumentů, ostatní typy dokumentů lze otevřít v offline režimu pouze pro prohlížení.
Menší nároky na HW vybavení Nevyhovující použití Google Sites pro firemní webovou prezentaci
Jednoduché vyhledávání napříč všemi uloženými dokumenty, obrázky, atd. Absence kontingenčních tabulek a pokročilých funkcí v tabulkovém procesoru
Možnost zobrazení jakéhokoliv formátu (Photoshop, Autocad, InDesign, atd.) aniž byste museli mít aplikaci nainstalovanou na svém počítači Menší počet servisních partnerů
Jednoduché a intuitivní ovládání všech funkcí a aplikací
Vzájemné provázání jednotlivých aplikací
Stejná cena služeb za poslední čtyři roky

Office 365

+

-

Není potřeba si zvykat na jiný kancelářský SW Vyšší nároky na HW vybavení
Všechny dokumenty Office lze upravovat na webu, v PC
i v telefonu bez konverzí formátu a s věrným zobrazením
Vyšší cena služeb
Integrace aplikací do dalších používaných systémů Velké množství plánů a složitá orientace mezi nimi
Možnost využití pokročilých funkcí Office dokumentů (kontingenční tabulky, makra, Word a PowerPoint -pokročilé funkce) Zatím nejdou migrovat data mezi jednotlivými plány
Možnost vytvoření profesionální webové prezentace bez dalších poplatků za hosting Pro možnost využívání pokročilých funkcí Office, musíte mít nainstalovaného „tlustého klienta“ na svém zařízení
Robustní řešení, které uspokojí i velmi náročné uživatele
Nástroje Business Intelligence pro sběr a analýzu potřebných dat

Martin Kunz, Ness Technologies

Chcete se dozvědět více o řešení, které zvýší produktivitu ve vaší firmě? Potřebujete snížit náklady na firemní informační technologie a jejich údržbu nebo integrovat Office 365 do vaší infrastruktury? Využijte chytré aplikace jako službu Office 365 nebo Google Apps s podporou Ness Technologies!

05.08.2013

Hledáte aktuální telefonní kontakt na obchodního partnera? Nemůžete najít mail od vašeho zákazníka? Více než kdy jindy v dnešní informační době platí, že správná informace ve správný čas může být k nezaplacení.

11847399_xl

Podle studie společnosti Digital Universe objem dat roste rychleji, než udává Moorův zákon. Ten říká, že se každých 18 měsíců zdvojnásobí. Podle této studie, budou společnosti v příštím desetiletí spravovat 50x vyšší objem dat a počet souborů vzroste 75x. A ještě jedna předpověď, která s tou první nesouvisí jen zdánlivě. Podle analytické společnosti Gartner do roku 2017 téměř 40 % celosvětových společností bude využívat kancelářské aplikace v cloudu díky například Google Apps či Office 365, což výrazně změní spolupráci ve společnostech.

Cloud + mobilita = šetříme čas a peníze
Pro většinu z nás se práce s vyhledávačem, ať už Google či třeba českým Seznamem, stala běžnou součástí každodenního života. A nástup mobilních zařízení to posunul ještě dál – nejsme vázáni na žádné místo. Zapneme mobil a jsme ve spojení podle potřeby. Ne všechno se dá ale napsat do emailu. Potřebujeme se s kolegou poradit nad dokumentem, či odprezentovat zákazníkovi nabídku a není časově možné cestovat? Integrace Gmailu s nástrojem Hangouts a chatem umožňuje v reálném čase zdarma diskutovat nad mailem či dokumentem s kolegou, partnerem, zákazníkem.

Nepotřebujeme tak pořizovat žádné další služby pro internetové hovory a zároveň výrazně šetříme náklady za telefonní poplatky, cestování a hlavně váš čas. Například služba Setkání (Hangouts) jako součást Google Apps nebo Lync součást Office 365 nám umožní živou videokonferenci až s 10 kolegy najednou. Můžeme tak v klidu z domova nebo své kanceláře řešit schůzky s tím, že všechny chaty je možné mít dostupné i zpětně.

Víc hlav víc ví
Asi každý z nás zažil, že nemohl najít dokument od kolegy. Poslal mi ho emailem? Uložil jsem si ho? Kam? Která je poslední verze? Dříve bylo v menších společnostech zvykem mít vlastní archivy na svém počítači. Uvedené dokumenty ale pak už člověk neměl k dispozici, když je potřeboval využít i jinde, nebyla možnost jakéhokoliv sdílení, verzování, archivace a podobně.

Dnes je tu elektronický archiv. Google disk nebo Skydrive nám navíc nahradí onoho archiváře. Díky výkonnému vyhledávání podle klíčových slov a filtrů rychle najdeme to, co potřebujeme. Dokonce i v obrázcích nebo textu naskenovaných dokumentů.

Nejde ale jen o to uchovat dokumenty. Potřebujete společně online pracovat na jednom dokumentu? Není problém. Jakékoliv soubory nebo celé složky můžete sdílet s jednotlivými uživateli, s celým týmem nebo dokonce se zákazníky, dodavateli a partnery. Chcete-li přidat své názory a získat zpětnou vazbu, můžete soubory komentovat a odpovídat na komentáře, vše se přenáší v reálném čase.

Na dvou místech najednou
Neméně praktický je i sdílený kalendář. Nejenom, že vidíte dostupnost kolegů, ale můžete si zde nastavit i osobní pravidelné události, které ostatní vidí jako obsazený čas. Rovnou z kalendáře můžete svolávat porady, sledovat kdo potvrdil, kdo odmítl. Díky dostupnosti přes mobilní zařízení se vám nemůže stát, že zapomenete adresu, kam jedete. Stačí ji vložit při plánování schůzky a Google Maps vás tam přesně dovedou. Pořádáte akci pro zákazníky, či partnery? Přímo z kalendáře vložíte pozvánku na vaše webové stránky.

A podobně užitečné dokážou být cloudové služby i třeba při řízení firmy. Ale o tom až příště.

(videoukázka)

Martin Kunz, Ness Technologies

Chcete se dozvědět více o řešení, které zvýší produktivitu ve vaší firmě? Potřebujete snížit náklady na firemní informační technologie a jejich údržbu nebo integrovat Google Apps do vaší infrastruktury? Využijte chytré aplikace jako službu Google Apps nebo Office 365 s podporou Ness Technologies!

30.07.2013

Už víme, že kromě elektronické pošty či sociálních sítí je cloud užitečný i pro podnikatele. A dvojnásobně pro ty střední a menší, kterým umožňuje využívat výhodně moderní technologie, business systémy a aplikace, které si donedávna mohly dovolit jen velké společnosti. Jsou-li dobře zvoleny, můžou nám pomoct zvýšit efektivitu a produktivitu.

16896888_xl

V dnešní době není složité najít vhodný systém v cloudu pro pokrytí našich potřeb, ať už řešíme výrobu, obchod, finance či marketing. Díky využívání těchto služeb také nemusíme řešit kvalitní IT vybavení a můžeme se plně věnovat svému businessu.

Aplikace pro všechny ve firmě
Pokud často řešíme nedostatek datového prostoru pro své zaměstnance, správu vlastních serverů, upgrady, support pro zaměstnance…, tak služby jako Google Apps nebo Office 365 jsou dobrým řešením. Anebo pokud zakládáme společnost a potřebujeme rychle zřídit e-maily, které porostou s firmou.

Služby dokážou plně nahradit naše e-mailové servery, pomáhají výrazně zvýšit kooperaci lidí ve firmě a zároveň přinášejí další výhody v přidaných službách.

Třeba takové videokonference můžou výrazně ušetřit náš čas i poplatky za telekomunikační služby. Můžete využít například Google Sites pro vaše týmové stránky, efektivně sdílet aktuální informace a diskutovat zde případné problémy i online editovat dokumenty ve větším počtu uživatelů.
Ale je tu i řada dalších aplikací, které kromě větší spolupráce zároveň umožňují řešit například i procesy schvalování.
(Ukázkové video)

Marketing/prodej
Pro marketing a prodej už z povahy jednotlivých oddělení existuje snad největší počet různých cloudových služeb, které lze dobře využít, i když nemáte vlastní marketingové oddělení.

Pokud například informace o svých zákaznících držíte v Excelech a nedokážete je efektivně sdílet, jsou tu CRM systémy. Zatímco pořídit si vlastní CRM je finančně, organizačně i provozně náročné, v cloudu můžete vybírat z nepřeberného množství CRM systémů, které se liší šíří služeb a cenou. Pro menší společnosti slouží omezené CRM systémy, nejčastěji asi využívaný Insightly (www.insight.ly) nebo Highrise (www.highrisehq.com/), které dostačují v základních funkcích obchodního řízení pro střední a malé společnosti. Zároveň umožňují například snadnou synchronizaci s Google Appsa poskytují dokonce i omezený provoz zdarma. Pro větší firmy už existují i rozsáhlé systémy dříve známé pouze z velkých společností, ale díky cloudovým službám dnes i dostupné středně velkým firmám a organizacím. Celosvětově nejvíce využívaný je asi nástroj Salesforce, který patří k průkopníkům cloudového CRM systému, nebo například CRM Live od Microsoftu.

Řízení zakázek
Pokud často řešíte efektivní řízení zakázek a sdílení informací, neznáte stav jednotlivých projektů, nebo nedokážete efektivně sdílet jednotlivé úkoly, poohlédněte se po některém z mnoha systémů pro projektové řízení.

Pokud ale hledáte efektivní nástroje, které jsou dostupné na různých platformách a jsou uživatelsky velmi přívětivé, tak zkuste třebaBaseCampPodio nebo Asanu, která je dokonce pro mnoho společností dostupná i zdarma. Uvedené nástroje dokážou efektivně spravovat vaše projekty, sdílet úkoly, dokumenty a zároveň poskytují okamžitý přehled o stavu projektů. Často bývají zároveň už propojené s jinými cloudovými službami (Google Apps, Dropbox a dalšími).

Personální oddělení
I když si to mnoho firem neuvědomuje, tak typickým příkladem cloudové služby, kterou v dnešní době využívá mnoho personálních oddělení, je LinkedIn – sociální síť sdružující odborníky ze všech oborů i koutů světa. V současné době ji využívá přes 200 milionů uživatelů a dva milióny firem, takže ji můžeme směle označit za nejpoužívanější profesionální síť světa.

Management
Management společnosti samozřejmě využije většinu výše zmíněných aplikací. Podívejme se blíž například na aplikace pro zvýšení efektivity. Typickým příkladem je nástroj Evernote pro tvorbu poznámek. Je k dispozici pro většinu mobilních zařízení, Windows i MAC OS. Ať napíšete poznámku kdekoli, uložíte si odkaz nebo celou stránku a k datům máte vždy a odkudkoli okamžitý přístup. Jde rozhodně o lepší řešení, než si poznámky psát na papír a hledat je po kapsách. Dalším podobným příkladem je třeba Keep (součást Google Apps) nebo OneNote (Office 365).

Chcete se dozvědět více o řešení, které zvýší produktivitu ve vaší firmě? Potřebujete snížit náklady na firemní informační technologie a jejich údržbu nebo integrovat Google Apps do vaší infrastruktury? Využijte chytré aplikace jako službu Google Apps nebo Office 365 s podporou Ness Technologies!

Martin Kunz, Ness Technologies

18.07.2013

Všichni ho známe, všichni ho používáme. Někteří dokonce, aniž by si to uvědomovali. Vždyť například elektronická pošta nebo sociální sítě spadají právě do této kategorie služeb. Ale víme konkrétně, jak nám cloud může zpříjemnit život i v oblasti businessu? Určitě by nás v té souvislosti měla zajímat bezpečnost cloudových služeb, ochrana dat či jednoduchá práce s dokumenty.23048627_xl

Úvodem pár faktů: Poptávka po cloudových službách v České republice každým rokem roste z důvodu výrazného ušetření nákladů, zvýšení bezpečnosti a lepšího mobilního přístupu k jednotlivým aplikacím. To je zajímavé především pro středně velké a menší společnosti, kterým to umožňuje využívat moderní technologie, business systémy a aplikace (včetně např. CRM), které si v minulých letech díky finanční náročnosti (nákup HW, implementaci, pořízení SW licencí) nemohli dovolit.

Další výhody

  • Nemusíte neustále investovat do stále výkonnějšího HW a licencí SW
  • Platíte flexibilně jen za skutečně využívané služby
  • Můžete využívat mobilní přístup k aplikacím kdykoliv a odkudkoliv
  • Máte firemní data v bezpečí, při ztrátě notebooku o ně nepřijdete

Bezpečnost
Každého, kdo přechází na cloudové služby, přirozeně zajímá zabezpečení dat. Jejich uložení „postaru“, tedy na vlastních strojích ve vlastní serverové místnosti, se na první pohled zdá bezpečnější. Pocit klidu ale končí ve chvíli, kdy si spočítáme náklady a rizika takového řešení – nákup a údržba hardwaru i softwaru, účinné zálohování dat, integraci informačních systémů a řadu dalších opatření. Do rizik je potřeba zahrnout i ztrátu dat v důsledku technické závady nebo odcizení či zneužití dat.

Mobilní svoboda
Výhodou cloudu je především vysoká dostupnost služby. Provozovatelé cloudových služeb by měli poskytovat smluvní garanci dostupnosti (SLA – Service – level – agreement). V případě SLA 99,99 % je garantováno, že server poběží minimálně 99,99 % času bez výpadku. Některé cloudové služby nabízejí i offline přístup (například většina aplikací služby Google Apps nebo Office 365). Funkce offline přístupu je jednou z klíčových a uživatelé ji ocení třeba při cestování nebo v případě nestabilního internetového připojení. V případě e-mailové služby můžeme v offline režimu odpovídat na maily, naše zprávy se automaticky odešlou po připojení k internetu. Zobrazování, vytváření a editaci dokumentů je také možné. Veškeré změny, které jsme u svých dokumentů provedli v offline režimu, se nám následně automaticky synchronizují s dokumenty na Disku Google nebo SkyDrive po připojení.

Další nespornou výhodou cloudu je, že například v případě odcizení notebooku nepřijdeme o svá firemní data. Ruku na srdce: opravdu si všichni pravidelně minimálně alespoň jednou týdně zálohujeme svá data? :(

Pokud budeme mít data v cloudu a stane se nám tato nepříjemná událost, stačí si zakoupit nový notebook a můžeme hned pokračovat v práci.

Analytická společnost IDC registruje dynamicky rostoucí firemní trend používání chytrých telefonů a tabletů. Mobilita zaměstnanců je pro společnosti prostě přínosná. Mohou pracovat kdykoliv, odkudkoliv a pomocí jakéhokoliv zařízení a díky cloudovým službám mají přístup vždy k aktuálním firemním datům, ať už se to týká firemní pošty, kalendáře, dokumentů, týmových webů a dalších aplikací. Zaměstnancům, kteří používají mobilní technologie, se zvýšila o čtvrtinu produktivita práce i rychlost rozhodování. Podle studie IDC v roce 2016 budou mít 2/3 zaměstnanců mobilní pracovní zařízení (chytrý telefon nebo tablet).

Kromě toho, že bezpečnost cloudových služeb je v dnešní době na velmi vysoké úrovni a není potřeba se obávat odcizení či zneužití dat, nemusíte řešit ani další věci – výpadky serverů, pravidelné aktualizace SW, instalaci záplat, hlídat si platnosti licencí, a podobně.

Chcete se dozvědět více o řešení, které zvýší produktivitu ve vaší firmě? Potřebujete snížit náklady na firemní informační technologie a jejich údržbu nebo integrovat Google Apps do vaší infrastruktury? Využijte chytré aplikace jako službu Google Apps nebo Office 365 s podporou Ness Technologies!

Martin Kunz, Ness Technologies

15.07.2013