Archiv pro měsíc: Březen 2014

Rostoucí zájem českých firem o outsourcing IT naznačuje zlepšení domácí ekonomiky

20189506_l

Manažeři českých firem a lokálních poboček nadnárodních korporací se v poslední době začínají znovu zajímat o outsourcing IT. Vyplývá to z průzkumu, který si na vzorku více než 150 společností nechala zpracovat místní pobočka společnosti Ness Technologies. „Více než 70 procent IT nákladů vydávají firmy na pouhé udržení chodu současných systémů a údržbu. Na investice do technologií, které by podpořily růst společností a pomohly generovat nový byznys, tak putuje maximálně 30 procent firemních IT rozpočtů,“ říká Martin Kult, viceprezident společnosti Ness Czech.

Podle něj to neodpovídá současné realitě v podnikání a pro spoustu společností je tento stav do budoucna neudržitelný. „Bez potřebných investic do nových služeb a technologií se firmy dostávají do takzvaného technologického dluhu, který je dříve či později nepříznivě dožene. A bez změny uvedeného poměru investičních a provozních nákladů to lze jen těžko vyřešit. Žádná firma nehodlá jen tak navyšovat IT rozpočet,“ vysvětluje Kult s tím, že jednou z možností, jak tento problém řešit, je právě převedení správy IT na odborného partnera formou outsourcingu.

ÚSPORY I RYCHLEJŠÍ BYZNYS

Externí, specializovaný dodavatel totiž dokáže tyto aktivity zajistit levněji. Jednak díky vyšším odborným znalostem, především pak kvůli synergickým efektům, kdy může profesionály na jednotlivé oblasti (například bezpečnost či specifické IT činnosti) využívat na zajištění služeb pro vícero klientů. „Z našeho průzkumu vzešla nejčastější výše úspor v rozmezí 10 až 30 procent, v průměru pak dokáže outsourcingový partner stlačit náklady o pětinu,“ popisuje Roman Trnka, manažer Nessu pro rozvoj nových projektů, a doplňuje:„Vybavuji si i projekt, kdy úspora provozních IT nákladu klesla o 48 procent. Naopak kvůli
úspoře pod deset procent se tento model spolupráce většinou moc nevyplatí. Což potvrzují i respondenti výzkumu.“

Outsourcing však není jen o nákladech, byť tlak na jejich snižování je stále enormní. Pozitivní finanční efekt většinou přinese i transformace IT oddělení, zavedení standardu a nové nastavení vnitrofiremních procesů. Přestože to zní odborně a složitě, základ těchto pozitiv je nadmíru jednoduchý – lidé zvenku nezatížení interními vztahy většinou vidí fungování IT jinak než zaměstnanci firmy. Díky tomu mohou uskutečnit kroky, na které by si zaměstnanec kvůli všemožným vazbám netroušfl. To vše má pozitivní dopad ve snížených nákladech či vyšší vnitřní efektivitě podniku a růstu byznysu.

UVOLNIT MANAŽERŮM RUCE

Ekonomický aspekt outsourcingu IT činností (ať už všech, nebo například jen podpůrných) je v českých firmách klíčovým argumentem, na který manažeři slyší, není ale zdaleka jediný. Výhodou je šflexibilita v oblasti lidských zdrojů, společnost může pružněji reagovat na potřebu dalších zaměstnanců, ale i jejich nadbytek v případě úbytku zakázek. Často to například využívají firmy provozující call-centra. „Jako zaměstnavatel musíte řešit sociální vazby k lidem, když je na delší dobu nepotřebujete, u outsourcingu má tento problém váš dodavatel služeb,“ argumentuje Trnka.

Dalším pragmatickým argumentem pro vyčlenění IT k partnerovi je nedostatek kvalitních
technologických profesionálů. Na trhu se nedostává lidí především v oblasti bezpečnosti a specialistů na složité informační systémy. A když je HR oddělení najde, jsou drazí a firma je často nedokáže využít naplno v průběhu celého roku. To je další neefektivita. „To v případě outsourcingu odpadá, dodavatel může profesionály využívat pro více klientů. Synergie pak tyto náklady zlevňuje všem stranám,“ popisuje Kult výhody.

Především vrcholné manažery firem pak zajímá ještě jeden aspekt outsourcingu – možnost soustředit se výhradně na byznys. Zatímco pro vyčleňující organizaci je IT jen podpůrnou činností, pro případného dodavatele se naopak jedná o obor, na který se
specializuje. Ředitelům společností se outsourcingem uvolňují kapacity jen pro řízení podnikatelských aktivit, nemusejí se dohadovat s IT oddělením, co a proč nejde. Dodavatel služeb nikdy neodporuje tolik jako vlastní zaměstnanci. „Ve vyspělém světě je to nejdůležitější aspekt outsourcingu, u nás je tento důvod na rozhodovacím žebříčku na šestém místě,“ vypočítává Trnka výsledky průzkumu.

DULEŽITÁ CHEMIE

Všeobecně se odhaduje, že v Česku využívá outsourcing IT přibližně čtvrtina firem (nemusí
vždy nutně jít o vyčlenění kompletního IT – pozn. red.), manažer Nessu to považuje
za vcelku reálný údaj. „To se týká převedení části IT pod externího dodavatele na pravidelné bázi. Nárazově využívá cizích zdrojů naprostá většina českých firem – na konzultace, studie a analýzy či implementace systému,“ říká Trnka. Z průzkumu Nessu zároveň vyplynulo, že nejčastěji využívají outsourcing společnosti z výrobního sektoru a telekomunikací. Naopak nejméně ve státní správě a ve finanční sféře – kde se to však v posledních letech obrací.

Nejčastěji využívanou službou je IT helpdesk a podpora uživatelů (71 procent společností, které vyčlenily správu IT externím partnerům), následuje správa aplikací a infrastruktury. Průměrnou délku outsourcingového kontraktu odhaduje Trnka na tři až pět let: „Kratší smlouvy se většinou týkají pronájmu lidí na konkrétní projekty, dlouhodobější
kontrakty jsou zase často svázány s investicemi do hardwaru, infrastruktury či
specifickým softwarovým řešením.“ Trnka zároveň upozorňuje na důležitost
oboustranné tolerance před zahájením domluvené spolupráce. „Než se vše podaří vyladit
na sto procent, vždy se objeví nějaký problematický moment. Proto je zapotřebí, aby
si managementy na obou stranách sedly, aby fungovala jakási chemie,“ říká manažer a volně přirovnává outsourcing k manželství.

Podle něj je také nutné důsledně a detailně připravit smlouvy, aby nedocházelo k negativním situacím a konfliktům. Dohoda o úrovni poskytovaných služeb, jak se z angličtiny překládá pojem service level agreement (SLA), dopodrobna definuje rozsah, úroveň a intenzitu služeb i vzájemných povinností. „Je to taková detailní předmanželská smlouva,“ odhaduje Trnka.

NADĚJE PRO EKONOMIKU

Vyčlenění podpůrných činností ze společnosti a jejich převedení na specializovaného
dodavatele – nejen v informačních technologiích, ale i v oblasti účetnictví, personalistiky,
zpracování mezd či zajištění dopravy – je ve vyspělém světě považováno za projev
růstu firmy. A potažmo i celé ekonomiky. „Je trochu paradoxní, že o outsourcing je nejmenší zájem během ekonomické recese, a naopak o něm firmy uvažují v době konjunktury národního hospodářství,“ říká Trnka a připouští, že dokud se v branži nezorientoval, sám očekával opak.

Důvody tohoto paradoxu vysvětluje následovné: „V recesi mají společnosti čas se více zabývat chodem firmy. Často tak přebírají správu IT od partnerů a převádějí ji zpět dovnitř v domnění, že to zvládnou provozovat ještě levněji.“ Dle Trnky to tak i krátkodobě funguje, neboť mají nastavené procesy od outsourcera, dostatek kapacit se na činnosti soustředit, ale postupem času – jak průběžně bobtnají IT oddělení lidsky a procesně – se firmy k outsourcingu vracejí. Kvůli úspoře nákladů i kvůli uvolnění myšlenkových  kapacit manažerů. Vlny zájmu se prý pohybují po pomyslné amplitudě, která stoupá v době hospodářského růstu a střídá se v pěti až sedmiletých cyklech. „Zvýšené množství outsourcingových poptávek v posledních měsících mne naplňuje mírným optimismem, že se ekonomika Česka začíná vracet k růstu,“ uzavírá Trnka s optimismem.

Ondřej Hergesell • CIO Business World • EURO

FacebookTwitterGoogle+Sdílet

České firmy začínají znovu objevovat kouzlo outsourcingu IT činností, který snižuje provozní náklady a manažerům uvolňuje ruce pro byznys.

23949630_xl

Outsourcing firemních IT činností je tématem, které se technologickou branží vine jak pomyslná červená nit již čtvrt století. Za zlom v rozšíření outsourcingu a začátek masového užívání tohoto konceptu je považován rok 1989, kdy se korporace Kodak rozhodla vyčlenit informační systém z firemního prostředí ven a svěřila jej do péče externí specializované společnosti.
Od té doby se obdobný model fungování IT ve firmách výrazně rozšířil, například v USA má IT (bez uvedení rozsahu) outsourcováno 80 procent firem z žebříčku Fortune 500. Podíl tohoto modelu v Evropě je výrazně nižší a například odhady pro Českou republiku zmiňují, že s outsourcingem IT (ne nutně v plné šíři IT agendy) má zkušenost čtvrtina českých společností a lokálních poboček zahraničních korporací. Faktem je, že vedle outsourcingu zpracování mezd, účetnictví, personalistiky či dopravy jsou informační technologie nejrozšířenější agendou, kterou české firmy nechávají spravovat svými externími partnery.
Během posledních let bylo toto téma poněkud upozaděno, nicméně podle signálu z IT trhu se situace začíná měnit: české společnosti se o outsourcing IT začínají znovu zajímat.
„Většina firem dnes hledá nový zdroj příjmu, nebo se snaží o větší vnitřní efektivitu v podobě snížených nákladů. Anebo o oboje. Když k tomu přidáte možnost koncentrace na samotný byznys v případe vyčlenění IT partnerovi, máte tři pádné důvody, kvůli kterým manažeři začali o outsourcingu znovu vážně uvažovat,“ vysvětluje Martin Kult, viceprezident společnosti Ness Czech. Podle něj se firmy poučily z první vlny českého IT outsourcingu, a i když je primárním motivem snaha ušetřit, uvědomují si manažeři i další benefity – úsporu svého času a zjednodušení procesu ve firmách.

JAK SPLATIT IT DLUH

Faktem nicméně je, že ekonomická recese naučila společnosti, včetně těch českých, opatrnosti v investicích jakéhokoli rázu. V době, kdy je jednodušší korunu ušetřit než vydělat, se investiční škrty dotkly všech firemních oddělení. Nicméně v segmentu neustále se vyvíjejících informačních technologií – které navíc ve firmách vetšinou hrají jen
podpůrnou roli pro obchod a byznys – se odložené investice dříve či později začnou projevovat.

Pro tento deficitní stav se v branži vžil obrat IT dluh či technologický dluh. V podstatě vzniká stejně jako jakýkoli jiný druh dluhu: když si žijete nad poměry a delší dobu využíváte něčeho víc, než máte k dispozici. V případě IT dluhu firmy zanedbávají investice do technologického zázemí, především pak do infrastruktury, a soustředí se jen na ad hoc řešení požadavku zevnitř firmy, například přípravu webu na novou reklamní kampaň, inovovaný e-shop či doplnění potřebné funkcionality do informačního systému.„Problém je jak v zadržovaných investicích, tak v chybějící standardizaci fungování IT. Samotný technologický dluh a podinvestovanost je možné docela přesně vypočítat,“ říká Kult.

Dluhy se přirozeně musejí platit a ani firemní IT nemůže dlouhodobě existovat bez
investic do důležitých částí. Navíc čím déle firma pomyslné splacení technologického
dluhu odkládá, tím vetší budou s tím spojené náklady. A způsob, jak se placení vyhnout,
neexistuje. „Stávající systémy a IT zařízení u spousty větších společností zastaraly a dorostly do kritické velikosti. Jejich další rozvoj či obnova znamenají obří investice
a na to firmy nemají v době napnutých rozpočtů prostor. Proto je pro ně cesta outsourcingu – ať už dílcích činností či komplexního IT – odlehčením,“ vysvětluje viceprezident firmy Ness.

NAPROJEKTOVANÉ NÁKLADY

Překlopení investičních nákladů do provozních je charakteristickým rysem outsourcingu.
V případě ekonomicky náročnějších informačních technologií je to dvojnásob důležitý argument pro rozhodnutí vyčlenit péči o IT do rukou specializovaného dodavatele. „Tlak na náklady ve firmách je enormní, ale nemyslím si, že by manažeři od outsourcingu očekávali dramatické snížení investic. Pro ně je největší úsporou to, že si mohou náklady poměrně přesně naprojektovat na delší dobu a že ušetří spoustu času,“ konstatuje Kult.

Jako příklad uvádí outsourcingový projekt v české pobočce banky Waldviertler Sparkasse (WSPK), kde společnost Ness převzala celý IT tým banky, dvě datová centra s desítkami serverů, IT podporu včetně síťové infrastruktury, bezpečnosti a především komplexního informačního systému. „V průběhu spolupráce jsme implementovali nový bankovní systém včetně všech funkcionalit pro bankovní účetnictví, depozita, úvěry, domácí i zahraniční platební styk, reporting ČNB i mateřské centrále a internetového bankovnictví,“ popisuje.

Dosavadní desetiletý kontrakt přišel WSPK na několik stovek milionů korun, nicméně šéf informatiky Roman Šimku si pochvaluje jak vyšší efektivitu IT, tak možnost manažerů banky věnovat se jiným aktivitám. „Na základě outsourcingového kontraktu máme také srozumitelné podklady o aktuálním stavu IT včetně vyhodnocení stavu možných rizik a úkolů na následující období,“ vypočítává Šimku výhody spolupráce.

PORADÍ, JAK NA NOVÉ TECHNOLOGIE

Vedle finanční úspory (v českých podmínkách mohou firmy ušetřit od deseti do 30 procent z celkových provozních nákladů), přesnějšího projektování výloh na IT a uvolnění kapacit manažerů pro klíčový byznys se na renesanci outsourcingu projevuje i nástup nových technologií. Firmy generují obrovské množství technických a ekonomických dat, které často nedokážou smysluplně využít ve svém podnikání, a tak si najímají profesionály pro jejich roztřídění a analýzu. „Když už dokážeme zadavateli s datovými informacemi poradit a vytvořit predikci chování jejich klientů v budoucnu, často se spolupráce rozvíjí dál. Ať už do oblasti poradenství, například jak připravit IT technologie nebo nastavit vnitřní procesy na předpokládaný vývoj byznysu,“ říká Kult. V poslední době pak sílí ještě jeden důvod pro outsourcing IT – pomoc v adaptaci technologických novinek. S nástupem cloud computingu totiž vznikly zcela nové služby typu software jako služba (SaaS), infrastruktura jako služba (IaaS) či hardware jako služba (HaaS). Ty jsou pro poskytovatele outsourcingových služeb jednak konkurencí, ale zároveň i doplňkem
jejich nabídky. Vedle toho pak dokáže outsourcingový partner svému klientovi zajistit
znalosti v oblasti bezpečnosti a mobility či klíčových IT trendů poslední doby a dozajista i blízké budoucnosti. „Zhruba polovina českých firem dnes nemá lidi na tyto oblasti, a i kdyby se tomu chtěly dopodrobna věnovat, nedokáže je většina z nich přivést. IT branže se potýká s jejich globálním i lokálním nedostatkem, a když už někdo technologickou a legislativní zkušenost má, nechá si to zaplatit. Dodavatel outsourcingu může schopnosti takových profesionálů využít pro více klientů,“ dodává Kult.

Ondřej Hergesell • CIO Business World • EURO