Archiv pro měsíc: Květen 2013

Zatímco Gmail, Google kalendář a Google dokumenty už dnes zná v podstatě každý, o možnostech Google Sites pro firemní využití se moc neví. A to je škoda, protože nabízí pro mnohé – především menší firmy – zajímavé možnosti.17261011_xl

Aplikaci Google Sites mohou využívat vaši zaměstnanci i bez jakékoliv znalost programování či tvorby webů. Vytváření stránek je velmi jednoduché, intuitivní a zvládne ho opravdu každý průměrný uživatel. Navíc máte k okamžitému použití stovky šablon webů. Anebo si samozřejmě můžete vytvořit svoji vlastní.

Hlavní výhody

  • Snadné vytváření internetových stránek bez znalosti programování – práce je podobně snadná jako v klasickém textovém editoru.
  • K dispozici stovky předpřipravených šablon a funkcí.
  • Jedním kliknutím můžete svůj web rychle a jednoduše sdílet s vaším týmem, s celou firmou nebo se zákazníkem či obchodním partnerem. Jednoduše nastavujete a měníte oprávnění k zobrazení či úpravám.
  • K dispozici integrovaný výkonný vyhledávač Google
  • Propojení s dalšími aplikacemi Google Apps – můžete jednoduše vkládat obrázky, tabulky s daty, sdílet kalendář a máte 100% jistotu vždy aktuálních dat na webu.

Týmové/projektové stránky
Zapomeňte na složité weby služby SharePoint nebo Lotus QuickPlaces. Google Sites umožňují centralizovat zdroje informací pro interní i externí členy týmu. Můžete tak sdílet soubory, udržovat poznámky ze schůzek, aktuální seznam nesplněných úkolů, projektový plán, atd. Díky propojení Google Sites s dalšími aplikacemi Google Apps, jako jsou kalendáře, dokumenty či obrázky, je týmová spolupráce jednoduchá a efektivní.

Firemní intranety
Google Sites umožňují také jednoduché vytváření interních stránek a jejich editaci. Odpadají tradiční problémy, kdy jen omezený počet uživatelů může upravovat obsah a udržet tak intranet aktuální.
A k vytváření intranetů obecně si dovolím přidat pár tipů:

  • Bez ohlednu na velikost firmy rozdělte intranet do jednotlivých sekcí, oblastí, za které dostane odpovědnost konkrétní „majitel“. Přináší to i určitou soutěživost týmů ve vytváření lepších stránek.
  • Google Sites vám umožňují snadno a efektivně vytvářet nové oblasti jediným kliknutím a následně už můžete využít množství předpřipravených šablon a snadno je upravovat podle design manuálu společnosti.
  • Mějte na paměti potřeby interních zákazníků. Při tvorbě jakýchkoliv stránek – ať už intranetu nebo internetu – je vždy dobré mít na paměti potřeby zákazníků.
  • Google Sites vám umožňuje jednoduše nastavovat případná oprávnění, například pro sdílení citlivých informaci mezi členy týmu, diskuzí, galerií, anket a podobně.
  • Využijte plně výhod Google Apps a integrujte jednotlivé aplikace. Můžete snadno například sdílet kalendáře akcí, místností a podobně, přímo na stránky intranetu.
  • Google Dokumenty jsou jedním z nejužitečnějších nástrojů, pokud jde o spolupráci. Google Sites umožňují snadno vkládat jakékoliv části dokumentů a tabulek do vašich stránek a zároveň je aktualizovat při každé změně dokumentu. Díky integraci s nástroji Google Analytics jste zároveň schopni sledovat i návštěvnost a aktivitu na jednotlivých stránkách a pracovat na jejich neustálém vylepšování.

Chcete se dozvědět víc o řešení, které zvýší produktivitu ve vaší firmě? Například jak snadno vytvořit a udržovat firemní intranet pomocí nástroje Google Sites nebo jak jednoduše nahradit platformu Microsoft Exchange Server? Zúčastněte se bezplatného webináře (nebo si ho stáhněte offline), pořádaného společností Ness Technologies, poskytovatelem komplexních řešení a business služeb v oblasti informačních technologií, na stránce Ness Up Webinars!

Martin Kunz, Ness Technologies

29.05.2013

FacebookTwitterGoogle+Sdílet

Používáte e-mailové řešení MS Exchange a uvažujete o přechodu na Google Apps? Pak jste tu správně11315865_xl

Aniž bych vás podezíral z představy, že postačí se rozhlédnout nejdřív doleva, pak doprava a bezpečně přejít, dovolím si trochu popsat jednotlivé fáze projektu migrace, které je dobré dodržet pro snadný a bezproblémový přechod na Google Apps. Délka projektu migrace je individuální a závisí na počtu uživatelů a celkovém objemu migrovaných dat.

Co vám přechod přinese?

  • Snížení nákladů souvisejících s provozem vlastní HW a SW infrastruktury
  • Lepší služby pro interní i externí pracovníky (větší kapacita e-mailových schránek, jednoduché vytváření videokonferencí, přístup z mobilních zařízení…)
  • Přístup k nejnovějšímu SW i bez pravidelné aktualizace
  • Efektivnější služby – lepší poměr „cena/výkon “)

Projekt migrace z MS Exchange na Google Apps je obvykle rozdělen do několika fází:

  • Analýza a návrh
  • Předpilotní provoz
  • Pilotní provoz
  • Přechod na ostrý provoz
  • Postimplementační podpora
  • Školení uživatelů

Analýza a návrh
Předmětem analýzy je stávající prostředí (infrastruktura a konfigurace WAN/LAN, struktura Active Directory, struktura uživatelů, data k migraci, konfigurace koncových zařízení…), kompletní identifikace požadavků uživatele a zpracování detailního projektového plánu. Na základě analýzy je zpracován návrh řešení, tzv. blueprint. Ten popisuje cílový koncept řešení a detailní konfiguraci prostředí v průběhu migrace i při rutinním provozu.

Primárním cílem této fáze je eliminovat zejména tato rizika:

  • Nedostupnost služeb v průběhu migrace
  • Zbytečné vícepráce v průběhu migračního projektu nebo při budoucím rozvoji řešení, způsobené nevhodnou konfigurací
  • Nedodržení stanoveného časového harmonogramu

Předpilotní provoz
Fáze předpilotního provozu je zaměřena na založení domény Google Apps pro zástupce IT, prvotní konfiguraci prostředí (např. síťové prostupy), nasazení a základní ověření funkčnosti migračních nástrojů v prostředí budoucího uživatele.

Pilotní provoz
Fáze pilotního provozu slouží pro testování migrace dat, školení klíčových uživatelů a řešení identifikovaných problémů. Klíčoví uživatelé získají přístup do prostředí Google Apps. Nedílnou součástí pilotního provozu je i tvorba školicích materiálů, které jsou v následujících fází k dispozici všem budoucím uživatelům.
Pilotní provoz končí vyhodnocením a souhlasem se zahájením fáze Přechodu do ostrého provozu.

Přechod na ostrý provoz
Fáze přechodu zahrnuje školení všech uživatelů a ostrou migraci dat. Školení i migrace dat jsou obvykle rozděleny do více etap v závislosti na časových možnostech jednotlivých uživatelů – pracovníků společnosti.

Postimplementační podpora
Fáze postimplementační podpory startuje v momentě zahájení první vlny ostré migrace. To se překrývá s fází Přechodu na ostrý provoz a obvykle končí dva týdny po migraci všech uživatelů. Hlavním cílem této fáze je zajištění zesílené podpory všem uživatelům těsně po migraci do nového prostředí, případně vyřešení otevřených problémů s nižší prioritou, které nebyly uzavřeny před zahájením ostrých migrací.

Školení
Školení je pro úspěšné používání služby a dosažení plánovaných cílů velmi důležité. Školí se většinou klíčoví uživatelé společnosti a ty pak s podporou dokumentace mohou předávat znalosti svým spolupracovníkům. Druhou možností je nechat si vyškolit všechny zaměstnance.

Zvažujete ve firmě nahrazení platformy Microsoft Exchange Server službami Google Apps? Pak byste měli vědět, jaké výhody vám to přinese a jak takovou změnu co nejlépe a bezpečně provést. Zúčastněte se bezplatného webináře, který se koná 19.6. Registrujte se na Ness Up Webinars!

Martin Kunz, Ness Technologies

14.05.2013

Systémy pro Mobile Device Management (MDM – Správa mobilních zařízení) jsou relativně nové nástroje, jejichž potřeba rychle roste spolu s počtem chytrých mobilních zařízení i objemem firemních dokumentů a dat v nich. Pro řadu firem začíná být aktuálnost této potřeby téměř kritická.13701513_xl

Systémy pro MDM jsou jádrem zavádění pravidel mobilní bezpečnosti a také úspěšného řešení firemní mobility. Firemní IT by tedy dnes mělo především přemýšlet nad tím, jakým způsobem mobilní zařízení zaměstnanců ve firemní síti identifikovat, podle čeho vybírat mobilní platformy pro firemní využití a jak telefony a tablety vzdáleně nastavovat a spravovat po celou dobu jejich životního cyklu. Dále jak zabezpečit přístupy k firemním datům a dokumentům a jak společně firemní i soukromá mobilní zařízení centrálně spravovat bez ohledu na platformu. Důležitá je možnost uzamknutí ztracených nebo odcizených mobilních zařízení, jejich případná lokalizace nebo vymazání uložených firemních dat v případě jejich ohrožení. Rychle rostoucí význam má správa firemních mobilních aplikací, dokumentů a dat.

Takové potřeby firem a organizací pomáhají řešit nástroje pro MDM. Systémy, které podporují hlavní mobilní platformy, je možné integrovat s firemním IT prostředím. Díky množství užitečných vlastností tak pomáhají IT managerům v mobilním světě snadněji dýchat.

Začátek…
Ujasnit si, že už nastal čas řešit firemní mobilní bezpečnost, je pro každé IT dobrý začátek. Je to ale jen první krok na dlouhé cestě. Následovat by mělo být pochopení, jaký typ správy a v jakém rozsahu je vlastně potřeba. Specifika a potřeby se mohou mezi jednotlivými uživateli i v jedné organizaci značně lišit. Přesné určení těchto rozdílných potřeb pak pomůže při přípravě firemní mobilní strategie i při výběru a implementací systému pro MDM.

Mobile Device Management
MDM představuje kategorii softwaru, která zahrnuje systémy pro jednotnou správu mobilních telefonů, smartphonů a tabletů s různými operačními systémy jako jsou iOS, Android, Windows Phone, Blackberry a další. Firemní IT oddělení pak mohou díky těmto řešením získat kontrolu nad firemními či privátními mobilními zařízeními, připojenými k firemní síti. Lze pak pro různé skupiny uživatelů a mobilní platformy nasadit například bezpečnostní nástroje, jako je úroveň a komplexnost hesla, vzdálené uzamčení, kryptování nebo vymazání paměti. Podobně lze přes MDM zajistit vzdálenou administraci a nastavení mobilních zařízení připojených k firemní síti. MDM mohou využít nejen firmy, které administrují výhradně firemní smartphony a tablety, ale i ty společnosti, které chtějí umožnit svým zaměstnancům, aby pro svou práci mohli využívat vlastní chytrá mobilní zařízení. Takový způsob práce je znám jako BYOD Bring Your Own Device. Současné nástroje pro MDM lze provozovat jako on-premise firemní systémy nebo jako externí službu v cloudovém prostředí.

Základní funkčnost
Mezi pomyslné základní kameny systémů Mobile Device Management patří níže popsaná funkčnost systémů pro správu mobilních zařízení.

•    Vynucení bezpečnostních pravidel a politik
Základní bezpečnostní pravidla by se měla týkat uzamykání zařízení a vyžadování hesla pro jeho odemknutí. Měla by zahrnovat komplexnost hesla i možnost změny po uplynutí jeho životnosti. Důležité je samouzamykání zařízení při nečinnosti a případné vymazání dat po několika nezdařených přístupech. Bezpečnostní politiky by měly dále vyžadovat kryptování vnitřní i externí paměti, ochranu specifických firemních dat, konfiguraci služeb VPN, omezený přístup k systémovým funkcím, jako je například instalace aplikací nebo konfigurace funkcí samotného mobilního operačního systému.

Opravdu klíčová je možnost vzdáleného vymazání firemních dat. Pro správu vlastních mobilních zařízení zaměstnanců pak přibude i možnost částečného vymazání (tzv. selective wipe), kdy jsou na zařízení ponechána uživatelova soukromá data. To se může využít zejména při ukončení pracovního poměru zaměstnance. U firemních mobilních zařízení se v případě potřeby vymažou veškerá data.

•    Konfigurace mobilních zařízení
Firemní IT potřebuje zajistit úvodní provozní nastavení mobilních zařízení, nainstalovat bezpečnostní certifikáty, nastavit způsob a parametry komunikace, připojit uživatelské účty k firemní poště, nainstalovat aplikace a připojit je k dalším interním zdrojům ve firemní síti.

•    Správa aplikací
Stále důležitější úlohu v rozvoji firemní mobility mají mobilní aplikace, které si firma sama vyvíjí nebo nakupuje od třetích stran. Nástroje MDM umožňují nastavit interní aplikační shopy, ze kterých si zaměstnanci potřebné aplikace instalují. Dále mohou MDM systémy spravovat přehledy nainstalovaných aplikací a využitých licencí. Důležitá je možnost vzdálené instalace aplikací do mobilních zařízení například v tichém (silent) módu. Prvořadá je samozřejmě bezpečnost. Například VSP MobileIron nabízí pro správu a bezpečný provoz mobilních aplikací nástroj Apps@Work, který poskytuje tzv. AppConnect pro zabezpečení aplikací a dat na mobilních zařízeních a AppTunnel pro zabezpečení komunikace mezi aplikacemi na mobilních zařízeních a firemními systémy bez nutnosti budovat VPN.

Spolu s těmito základními funkčnostmi je také třeba zohlednit například administraci systému MDM nebo podporu uživatelů. Vedle MDM se dnes stále častěji také objevují zkratky a pojmy MAM a MIM. Co to vlastně znamená?

MAM (Mobile Application Management)
Mobile Application Management je podobný jako MDM ale místo správy celého zařízení může být využit pro správu pouze určitých aplikací a činností. Základní myšlenkou pak je, aby firemní IT mohlo řídit zabezpečení firemních aplikací a komunikace, zatímco vše ostatní je na uživateli. Firma pak kontroluje a zabezpečuje například přístup k aplikacím a k firemním informačním systémům případně k firemní poště, kalendáři a kontaktům. Uživatel by tak nepotřeboval heslo, když si chce například zatelefonovat nebo využívat privátní aplikace stažené z aplikačních shopů. Aktivity IT jako například správa hesel, kryptování, nasazování politik nebo vzdálené smazání se týkají pouze dat, která přísluší ke spravovaným firemním aplikacím. Některé systémy pro správu (například MobileIron) využívají takzvané „balené – wrapped“ aplikace. Tyto originální aplikace jsou uzpůsobené pro práci v bezpečném chráněném prostoru mobilního zařízení.

MIM (Mobile Information Management)
Pokud firma využívá cloudových služeb pro firemní komunikaci a práci s dokumenty, další úrovní správy může být správa firemních informací, založená na bezpečné synchronizaci souborů a dokumentů, uložených v  cloudových službách jako je například Dropbox, MS SkyDrive nebo Google Drive. Podle potřeb a mobilní strategie firmy pak může MIM vhodně doplnit základní nástroje na správu mobilních zařízení MDM nebo mobilních aplikací MAM. Vždy jde především ale o to, aby firemní IT využilo dostupných nástrojů a metod k ochraně firemních informací, jejichž objem ve smartphonech a tabletech zaměstnanců strmě roste.

V dalším díle se budeme věnovat mobilizaci firemních informačních systémů.

Chcete se dozvědět více o efektivní firemní mobilizaci? Prozkoumejte řešení společnosti Ness Technologies, lídra v oblasti mobilních služeb.

Petr Moláček, Ness Technologies

10.05.2013